プライバシーポリシー

1. 合同会社カゾシステム（以下「当社」）は、OrderRail の無料体験と製品版で取得する個人情報を、個人情報保護法その他の法令とこのポリシーに従って取り扱います。
2. このポリシーは、OrderRailの紹介ページ（https://orderrail.jp/）のアクセス解析も対象とします。
3. このポリシーでは、次のとおり呼びます。
   1. 「無料体験」：登録したメールアドレス宛ての体験用 URL から使う、OrderRail の無料体験。第2章の「本サービス」は、無料体験をいいます。
   2. 「製品版」：当社と利用契約を結んだ事業者（以下「お客様」）が、招待されたアカウントでログインして使う OrderRail。
4. 無料体験の取り扱いは第2章に、製品版の取り扱いは第3章に、両方に共通する取り扱いは第4章に定めます。
5. 利用条件は、無料体験は無料体験利用規約に、製品版は製品版利用規約に定めます。
6. お読みいただく章は、次のとおりです。
   1. 無料体験を使う方、お問い合わせをする方：第1章・第2章・第4章。
   2. 製品版にログインして使う方（お客様の企業管理者・担当者）と、製品版の申し込み・請求のご担当の方：第1章・第3章・第4章。
   3. 製品版のお客様の取引先の方（注文書に名前などが書かれている方）：第3章の 11. と、第4章の 14.・17.。

当社は、本サービスで次の情報を取得します。

1. ご登録いただくメールアドレス。
2. 体験中にお答えいただく会社名、現在の受注経路（選択肢と「その他」の自由記述）、いまの FAX 受注の有無と月間件数帯。
3. 体験の件数上限に達したときにご相談いただく、月間の受注件数帯と基幹システム名（メールアドレスはご登録済みのものを使います）。
4. アップロードいただく注文書の画像・PDF（取引先の担当者名などの個人情報が含まれることがあります）。
5. 規約への同意の記録（同意の日時と、同意した規約の版）。
6. 体験の利用状況（体験画面を開いた、注文書をアップロードした、結果を表示した、CSV を出力したなどの記録と、読み取りの件数・ページ数・成否）。
7. 紹介ページの閲覧状況（ページの表示やボタンのクリックの記録、流入元、端末の種類の分類）。
8. 連続送信の制限のために、元に戻せない値に変換した IP アドレス。
9. お問い合わせフォームでご入力いただく会社名、氏名、メールアドレス、電話番号、お問い合わせの区分、ご希望の連絡手段と内容。

1. 当社自身による利用状況の集計では、ブラウザのタブを閉じると消える一時的な識別子（乱数）を使います。この集計にCookieは使いません。以下のGoogle Analyticsへの同意とは別に行います。
2. OrderRailの紹介ページ（https://orderrail.jp/）でアクセス解析に明示的に同意いただいた場合だけ、Google LLCが提供するGoogle Analyticsを使い、ページの利用状況と登録・お問い合わせの受付成功を集計して、サイトの改善に利用します。同意する前や拒否した場合は、Googleの解析タグを読み込まず、解析データをGoogleに送りません。
3. 当社が明示的に送るイベントは、この紹介ページの閲覧、登録の受付成功、お問い合わせの受付成功に限ります。ページのURLとタイトルは固定し、フォームのメールアドレス・氏名・会社名・本文・注文情報、URLのクエリやフラグメント、参照元URL、当社の登録・タブの識別子は送りません。登録受付は、アカウント作成やメールの配送完了を意味しません。
4. Google Analyticsは、ブラウザの識別子とセッションのためにCookieを使います。Googleのタグは、初回訪問やセッションの開始・利用状況などの補助情報、端末・ブラウザの情報も生成します。Googleは通信に伴うIPアドレスも受け取ります。当社はGoogle Signals、広告のパーソナライズ、入力内容を扱う自動フォーム計測を使いません。
5. 当社の解析Cookieは、この紹介ページのホストだけで使うセッションCookieです。同意の選択とポリシーの版はブラウザ内に保存します。フッターの「Cookie設定」から拒否・撤回でき、撤回すると以後のGoogleへの計測を止め、当社が設定した解析Cookieを削除します。すでに送ったデータは撤回だけでは取り消せません。同意しなくても無料体験やお問い合わせを利用できます。
6. Googleによる取り扱いは、Googleのサービスを使用するサイトやアプリから収集した情報のGoogleによる使用、GoogleのプライバシーポリシーとGoogle Analyticsのデータ保護をご確認ください。

当社は、取得した情報を次の目的で利用します。

1. 体験用 URL の送付と、本サービスの提供。
2. 注文書の読み取りと、取引先・商品との照合。
3. なりすまし・連続送信などの不正な利用の防止。
4. お問い合わせへの対応（受付確認のメールの送信を含みます）と、導入のご相談に関するご連絡。
5. OrderRail の製品版や新しい機能のご案内。
6. 利用状況の集計・分析による、本サービスと当社のサービスの改善。
7. 不具合の調査と対応。

1. 当社は、読み取りのために、注文書を外部の AI 事業者へ送信します（13. を参照）。
2. 当社のサーバーに保存した注文書の原本は、原則としてアップロードから24時間以内に自動で削除します。
3. 削除の処理は、最大1時間程度遅れる場合があります。
4. 体験画面で入力する取引先・商品マスタと、読み取り結果・出力した CSV は、当社のサーバーに保存しません。
5. 当社は、不具合の調査に必要な場合に限り、削除前の原本を当社の担当者が確認することがあります。
6. 当社は、アップロードされた注文書を AI の学習に使いません。

1. メールアドレス、会社名、受注経路の自由記述：ご登録（再登録を含みます）または最後のご本人の返信・無料体験の利用から365日（1年）を過ぎた後に削除します。当社からの送信や対応状況の変更だけで保存期間は延びません。旧方針で登録した方は、新方針への同意または再登録までは従来の30日を適用します。
2. パイロット利用の相談（メールアドレスと基幹システム名）：相談の送信または最後のご本人の返信から365日（1年）を過ぎた後に削除します。月間の受注件数帯は個人を特定できない形の記録として残します。無料体験の先行登録とは別に保存し、先行登録の削除とは独立して期限を数えます。
3. 連絡先を削除した後も、個人を特定できない形にした利用状況の記録（受注経路の選択肢、いまの FAX 受注の有無と月間件数帯、体験の各段階への到達、同意の記録など）は、サービスの改善のために保存します。
4. 注文書の原本：5. のとおり、アップロードから24時間以内に削除します。
5. 当社のデータベースに保存する紹介ページの閲覧状況：90日で削除します。
6. Google Analyticsの保持設定は、イベント単位のデータが2か月、ユーザー単位のデータが14か月です。新しい利用があるたびに、そのユーザーの識別子の保持期間をリセットします。この保持設定は標準の集計レポートには適用されません。詳細はGoogle Analyticsのデータ保持の説明をご確認ください。
7. IP アドレスを変換した値：24時間で削除します。
8. お問い合わせの内容：当社のデータベースには保存せず、当社のメールボックスで受け取ります。対応の完了から1年後に運営者が手動で削除します。
9. データベースから削除した情報は、障害に備えた復元機能により、削除から最大30日間は復元できる状態で残ります。

製品版では、当社が取り扱う情報を次の3つに分けます。

1. 利用者アカウント情報など：お客様のもとで製品版を使う方（以下「利用者」）のアカウントとログインに関する情報と、申し込み・請求のご担当の方の連絡先など（8. の情報）。当社は、この情報を、当社が取得した個人情報として、このポリシーに従って取り扱います。
2. お客様データ：お客様と利用者が製品版に送った、または製品版で作成した注文書の原本（画像・PDF・メール本文）、取引先・商品のマスタ、読み取り結果、確定した受注、CSV とその出力履歴。注文書やマスタには、取引先の担当者名・連絡先などの個人情報が含まれることがあります。当社は、お客様データを、お客様から取り扱いの委託を受けたものとして、製品版利用規約と個別条件（以下「契約」）に従ってだけ取り扱います（11. を参照）。
3. 利用状況の記録：製品版の動作と利用者の操作についての記録（処理した件数、読み取りの成否、確認にかかった時間、修正した明細の数、AI の利用量など）。注文書・マスタ・受注の内容そのものは含みません。当社は、この記録を、当社が取得した情報として、10. の目的で取り扱います。

当社は、製品版で次の情報を取得します。

1. 利用者の氏名（表示名）、メールアドレス、所属するお客様の企業、権限（企業管理者・担当者）。運営者または企業管理者が登録します。
2. パスワード。当社は、元に戻せない形（ハッシュ値）にして保存し、パスワードそのものは保存しません。
3. Google アカウントまたは Microsoft の組織アカウントでログインした場合に、その事業者から受け取る、アカウントの識別子、メールアドレス、表示名などの基本的なプロフィール情報。あわせて受け取る認証用の情報は、ログインの確認にだけ使います。
4. ログインの記録（ログインの日時、セッションの有効期限、接続元の IP アドレス、ブラウザの種類などの情報（User-Agent））。
5. 製品版での操作の記録（受注を確認・確定した利用者と日時、確認にかかった時間、CSV の出力履歴など）。
6. ログインの停止・再開、パスワードの再発行などのアカウントの管理の記録。
7. 申し込み・請求に関する、お客様の担当者の氏名・メールアドレスなどの連絡先（請求先のメールアドレスを含みます）と、お問い合わせの内容。
8. 規約への同意と申し込みの記録（同意・申し込みの日時、同意した規約とプライバシーポリシーの版、申し込んだプラン、同意した利用者のメールアドレスと表示名）。
9. 本サービスへのアクセスの記録（IP アドレス、User-Agent、アクセスした URL）。
10. 料金の決済に関する情報：契約しているプラン、請求書の内容、支払いの有無と日時、未払いの状況、プランの変更・解約の手続きの記録。これらは、決済を委託する Stripe（13. を参照）から受け取ることがあります。カード番号とセキュリティコードは受け取りません。カードを識別するための情報（ブランド、下4桁、有効期限）は、Stripe から受け取って契約画面に表示することがあります（13.第7項）。

1. 製品版では、ログインした状態を保つためと、不正なアクセスを防ぐために Cookie を使います。この Cookie は、製品版の提供に必要なもので、広告や外部の分析には使いません。
2. 製品版でも、外部の分析サービスは使いません。
3. 支払い方法の登録や、お客様向けの管理画面（カスタマーポータル）は、Stripe が提供する画面です。これらの画面では、Stripe が、Stripe のプライバシーポリシーに従って Cookie などを使うことがあります。

当社は、8. の情報と利用状況の記録を、次の目的で利用します。

1. 利用者の本人確認、ログイン、権限に応じた画面と操作の提供。
2. 仮パスワード、パスワードの再設定、規約の改定などのお知らせのメールの送信。
3. なりすまし・不正なログインなどの不正な利用の防止と、セキュリティの確保。
4. 処理件数・確認時間などの実績の集計。
5. 料金の計算、請求書の発行、決済、入金の確認。
6. 未入金のお知らせと、製品版利用規約に定める未入金のときの表示の制限と、その解除。
7. プランの変更と解約の手続き。
8. お問い合わせへの対応と、製品版の運用に関するご連絡。
9. 利用状況の集計・分析による、製品版の品質の維持と改善（個人を特定できない形にして行います）。
10. 障害・不具合の調査と対応。
11. 規約への同意の確認と記録、規約に関する紛争への対応。

1. 当社は、お客様データを、契約に定める製品版の提供のためにだけ取り扱います。当社自身の宣伝・販売のために使うことはありません。処理件数や確認時間などの利用状況の記録は、お客様データとは別に、10. の目的で利用します。注文書・マスタ・受注の内容そのものは、統計の作成にも、AI の学習にも使いません。
2. お客様データに含まれる個人情報について、取り扱いを決めるのはお客様です。当社は、お客様の委託を受けた者として、契約の範囲で取り扱います。
3. 運営画面には、お客様の受注・マスタを見たり、変更したりする機能はありません。当社のシステム管理者は、保守のためにデータベースと保管ファイルに接続できますが、障害の調査や復旧などでどうしても必要な場合に限り、お客様の依頼または同意を得て、必要な範囲で確認します。事前に同意を得る時間がない緊急の場合は、必要最小限の範囲で確認し、その後すみやかにお客様にお知らせします。
4. 当社は、読み取りのために、原本を外部の AI 事業者へ送信します（13. を参照）。当社と読み取りの委託先は、お客様データを AI の学習に使いません。
5. 当社は、原本を、受け取った日から6ヶ月を過ぎた後に自動的に削除します。確定も却下もしていない受注の原本は、確定または却下するまで削除しません。原本を削除した後も、読み取り結果、確定した受注、CSV の出力履歴は、契約が終わるまで保存します。
6. 製品版は、注文書を法令（電子帳簿保存法など）に従って保存する場所ではありません。
7. お客様の料金の支払いが遅れた場合、製品版利用規約の定めに従い、一定の期間を過ぎた後に届いた受注の表示などを制限することがあります。この間も、当社は、注文書の受信、読み取り、保存を続けます。お客様データを削除することはありません（第5項の原本の自動削除を除きます）。
8. 契約が終わったときのお客様データの返却と削除は、製品版利用規約の定めに従います。契約が終わった日の翌日から90日間は、利用者がログインして、確定した受注とマスタを見ること、CSV に出力することができます。この期間が終わった後、30日以内に、お客様データと利用者アカウント情報を削除し、お客様の企業の情報は、製品版のデータベース上ではお客様を特定できない形にします。請求に関する記録は 12. のとおり残ります。読み取りの委託先に送信済みの原本は、13. の表の保存期間に従って、委託先で削除されます。
9. システムの記録（ログ）には、原本の内容、メール本文、AI とのやり取りの全文を残しません。AI の利用量や処理時間などの記録だけを残します。
10. 当社は、受注用メールアドレスに届いたメールが注文書かどうかを判定するため、メールの件名・本文の一部と添付ファイル（PDF・画像）を 13. の委託先に送信します。注文書ではないと判断したメールは、読み取りと照合をせず、件名・本文・添付ファイルを暗号化して受信から30日間保管した後、暗号鍵とともに削除します。この期間中、お客様の管理者は内容を確認し、注文書として取り込むことができ、その操作は記録に残ります。保管中のメールを当社が開くことはなく、13. の委託先にも送信しません。保管中のメールについて暗号化せずに残す記録は、受信日時、送信元のドメイン、添付ファイルの件数・種類・合計サイズ、本文の文字数、判断の理由だけです。

1. 利用者アカウント情報（氏名、メールアドレス、権限、パスワードのハッシュ値、外部アカウントの識別子）：契約が終わった日の翌日から90日間（11.第8項の、見ることと CSV の出力だけができる期間）を過ぎた後、30日以内に、お客様データと一緒に削除します。契約中にログインを停止した利用者の情報は、契約が終わるまで残ります。ご本人またはお客様から求めがあった場合は、契約中でも、当社が氏名とメールアドレスを削除します。
2. ログインの記録：ログアウトしたときに削除します。ログアウトせずに有効期限が切れた記録は、期限が切れた後の定期的な処理で削除します。
3. 操作の記録（受注を確認・確定した利用者と日時、確認にかかった時間など）：お客様データと一緒に保存し、一緒に削除します。
4. 請求に関する記録（請求の根拠となる件数、請求書とその写し、請求書に記載したお客様の名称、お客様の請求先の連絡先、支払いの記録）：税法・会社法が定める期間（原則7年、最長10年）保存します。製品版のデータベース上でお客様の企業の情報を特定できない形にした後も、この記録は残します。
5. カードを識別するための情報（ブランド、下4桁、有効期限）：契約が終わった後、お客様データと一緒に削除します。
6. 決済の委託先（Stripe）での保存：13. の表のとおりです。
7. お問い合わせの内容：6. と同じく、対応の完了から1年後に運営者が手動で削除します。
8. お客様データ：11. のとおりです。
9. 規約への同意と申し込みの記録（同意・申し込みの日時、同意した規約とプライバシーポリシーの版、申し込んだプラン、同意した利用者のメールアドレスと表示名）：契約期間中と、契約の終了から5年間保存した後に削除します。第1項で利用者アカウント情報を削除した後も、この期間は、同意した利用者のメールアドレスと表示名を同意の記録と一緒に残します。
10. データベースから削除した情報は、障害に備えた復元機能により、削除から最大30日間は復元できる状態で残ります。
11. 本サービスへのアクセスの記録（IP アドレス、User-Agent、アクセスした URL）：7日間保存した後に削除します。

1. 当社は、利用目的の達成と、お客様から委託を受けた製品版の提供に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを次の事業者に委託します。

   委託先	所在国	委託する内容	委託先での保存
   Anthropic, PBC	米国	注文書の読み取り（現在の利用先）、受信メールと添付ファイルが注文書かどうかの判定	原則30日以内に削除（利用規約に違反する疑いがある場合は最長2年）
   OpenAI, L.L.C.	米国	注文書の読み取り（切り替え・併用の候補）	不正利用の監視のため最長30日
   Google LLC	米国	注文書の読み取り（切り替え・併用の候補）、お問い合わせ・請求に関するメールの受信・保管（Google Workspace）	注文書の読み取り：不正利用の検出に必要な期間。メール：6.・12. の保存期間に従う
   Cloudflare, Inc.	米国	ウェブサイトの配信、データとファイルの保管、メールの送信、製品版の注文書メールの受信	6.・12. の保存期間に従う
   決済代行事業者 Stripe	米国その他の国	製品版の料金のカード決済、請求書の発行・送付、お客様向けの管理画面（カスタマーポータル）の提供	Stripe の契約条件に定める期間（法令に基づく保存を含みます）
   判定 API の提供事業者（Jev）	提供事業者の定めによる	注文書かどうかの判定（体験画面を含みます）、取引先・商品の照合候補からの選択。送信するのは、読み取った取引先名・注文日・納期・発注番号・備考・明細の商品名・数量・単位と、照合候補の取引先・商品の ID・名前・商品コード・候補とした理由で、原本は送信しません	提供事業者の契約条件に定める期間

2. 注文書の読み取りの委託先は、送信した注文書を AI の学習に使わない条件で利用します。
3. 当社は、この条件を満たす事業者に限って、注文書の読み取りの委託先を追加・変更します。
4. 委託先を追加・変更する場合は、変更の前にこのページを更新してお知らせします。製品版のお客様には、変更の30日以上前に、企業管理者へのメールでもお知らせします（障害への対応などで急ぐ必要がある場合は、変更の後、すみやかにお知らせします）。
5. 5. の24時間以内の削除と、11. の6ヶ月での削除・契約終了後の削除は当社のサーバーでの削除で、委託先での保存は上の表のとおりです。
6. Google アカウント・Microsoft の組織アカウントでのログインは、利用者がその事業者のアカウントを使って本人確認をするもので、当社からの委託ではありません。これらの事業者でのアカウント情報の取り扱いは、各事業者のプライバシーポリシーに従います。
7. 製品版のカード払いでは、カード番号などのカード情報を、お客様が Stripe の画面に直接入力します。当社は、カード番号・セキュリティコードを受け取らず、保存しません。カードを識別するための情報（ブランド、下4桁、有効期限）は、Stripe から受け取って契約画面に表示することがあります。Stripe は、カード情報と、Stripe が自ら行う不正利用の防止などのために取得する情報を、Stripe のプライバシーポリシーに従って取り扱います。

1. 13. の委託先のうち、Anthropic、OpenAI、Google、Cloudflare は米国に本社を置く事業者です。Stripe は、米国その他の国で事業を行う決済代行事業者です。Jev の所在国は、13. の表のとおり、提供事業者の定めによります。いずれの委託先も、データを保管・処理するサーバーを米国その他の国に置くことがあります。
2. 当社は、各委託先との契約（データの取り扱いに関する条件を含みます）により、委託先が、日本の個人情報保護法が事業者に求める措置に相当する措置を続けて講じることを確認したうえで、委託します。
3. 当社は、委託先による措置の実施状況と、措置の実施に影響するおそれのある制度の有無を、年に1回以上確認します。措置の実施に支障が生じた場合は必要な対応を取り、措置を続けることが難しいときは、その委託先への個人情報の提供を止めます。
4. 米国には、日本の個人情報保護法に相当する包括的な連邦法はありません。個人情報は、連邦取引委員会法などの連邦法と、カリフォルニア州消費者プライバシー法などの州法によって保護されています。
5. ご本人から求めがあった場合、当社は、委託先が講じている措置の内容など、法令で定める情報をお知らせします。お問い合わせは 17. の窓口で受け付けます。

1. 当社は、法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
2. 13. の委託は、第三者への提供に当たりません。
3. 製品版のお客様データは、お客様が当社に取り扱いを委託したものです。当社は、13. の委託先に必要な範囲で取り扱いを委託する場合と、法令に基づく場合を除き、お客様データを第三者に提供しません。
4. 当社が合併や事業の譲渡などで事業を引き継ぐ場合は、引き継ぐ事業者に、個人情報を引き継ぐことがあります。この場合も、引き継いだ事業者は、このポリシーの利用目的の範囲で取り扱います。

当社は、個人情報を守るために次の措置を講じています。

1. 取り扱いの責任者を代表者とし、取り扱う者を必要最小限に限っています。
2. 運営画面は、ログインと接続元の制限を行い、担当者だけが閲覧できるようにしています。
3. 通信は暗号化しています。
4. システムの記録（ログ）に、メールアドレス・会社名・注文書の内容を残しません。
5. 製品版では、お客様の企業ごとにデータを分け、他の企業の利用者が見られないようにしています。運営画面には、お客様の受注・マスタを見る機能を設けていません。
6. 製品版のパスワードは、元に戻せない形（ハッシュ値）で保存し、ログインの試行回数を制限しています。
7. 製品版のカード番号・セキュリティコードは、当社のサーバーで受け取らず、保存しません。カードについて当社が受け取るのは、カードを識別するための情報（ブランド、下4桁、有効期限）だけです（13.第7項）。
8. 先行登録の連絡先とパイロット利用の相談は期限後の日次処理で削除し、製品版の原本は受け取った日から6ヶ月で日次処理により削除します。製品版のお客様データは、契約が終わった後、11.第8項の期間に従って削除します。お問い合わせメールは対応完了から1年後に担当者が手動で削除します。
9. 委託先の所在国（13. の表のとおり）の個人情報保護制度を把握したうえで委託しています。

1. 保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示のご請求と、個人情報の取り扱いについての苦情は、contact@orderrail.jp で受け付けます。手数料はいただきません。
2. ご本人の確認のため、ご登録いただいたメールアドレスからご連絡ください。
3. 製品版の利用者の表示名・権限の変更とログインの停止は、所属する企業の企業管理者も行えます。
4. 製品版のお客様データに含まれる個人情報（注文書に書かれた取引先の担当者名など）は、当社がお客様から預かっているもので、当社には開示や訂正に応じる権限がありません。ご請求は、そのデータを預けたお客様にお願いします。当社にご連絡いただいた場合は、お客様にお伝えし、お客様からの求めに応じて必要な協力をします。
5. 当社は、法令に従い、遅滞なく対応します。

1. 当社は、法令や無料体験・製品版の変更に合わせて、このポリシーを変更することがあります。
2. 変更後の内容は、このページで公表します。
3. 重要な変更の場合は、無料体験では体験画面で改めて同意をお願いします。製品版ではログイン後の画面または企業管理者へのメールでお知らせし、法令で同意が必要な変更の場合は、改めて同意をお願いします。